○大島町公文書規程
平成15年6月1日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 大島町における公文書の作成に用いる文〔以下「公文書」という。〕の用字、用語、形式等に関しては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(公用文の種類及び定義)
第2条 公用文の種類及び定義は次のとおりとする。
(1) 例規文
条例又は規則を制定又は改廃するための文書作成に用いる文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、町長が制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、町長が制定するもの
(2) 議案関係文
議会に議案を提出するための文書又は報告するための文書の作成に用いる文
(3) 公布文
条例又は規則を公布するための文書の作成に用いる文
(4) 公示文
告示又は公告を発するための文書の作成に用いる文
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項を広く一般に公表するもの
イ 公告 ある一定の事項を広く一般に公表するもの
(5) 令達文
訓令又は指令を発するための文書の作成に用いる文
ア 訓令 町長その他の執行機関の長が、職務執行上の基本的事項等について所属の機関又は職員に対して発する命令
イ 指令 個人、法人又はその他の団体からの申請又は出願等に対して、許可、不許可等の行政行為を行うもの
(6) 通知文
通達若しくは依命通達を発し、進達若しくは副申をし、又は申請、通知、照会、回答等をするための文書の作成に用いる文
ア 通知 一定の事実、意思、処分等を特定の相手に知らせるもの
イ 依頼 一定の行為の実現を特定の相手に頼むもの
ウ 照会 他の行政機関又は私人に対して、同意、承諾等の意志又は事実若しくは意見を表明するもの
エ 回答 照会、依頼、協議等に対して、同意、承諾等の意志又は事実若しくは意見を表明するもの
オ 報告 一定の事実について、その経過や結果などを上司又は他の行政機関に対して知らせるもの
カ 申請 私人が行政機関に、又は下級行政機関が上級行政機関に対して、許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの
キ 進達 私人からの申請書、願書等を処分権限を有する上級行政機関に取次ぐもの
ク 副申 上級行政機関に進達する文書の内容を調査、検討し、これに意見を添えるもの
ケ 通達 指揮監督権に基づいて、所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法規の解釈、行政運営の方針等を指示するもの
コ 依命通達 補助職員が上司の命を受けた特別事項を自己の名で通達するもの
サ 協議 一定の事項を打ち合わせるもの
シ 諮問 執行機関がその附属機関に対して、一定の事項について意見を求めるもの
ス 答申 諮問を受けた機関が、諮問事項について意見を述べるもの
セ 建議 付属機関が、その属する行政機関その他の機関に対して、自発的に意見や希望を述べるもの
ソ 送付 物品又は書類を相手方に送達し、その受領を求めるもの
タ 願 許可等を受けるために一定の事項を申し出るもの
チ 届 法令等に基づいて、一定の事項を申し出るもの
(7) 表彰文
表彰状、賞状、感謝状その他これらの類する文書の作成に用いる文
(8) 証明書
証明書、証書その他これらに類する文書の作成に用いる文
(9) 契約書
契約書、協定書その他これらに類する文書の作成に用いる文
(10) 対内文
主として対内的な文書の作成に用いる文
ア 伺 事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの
イ 復命 上司から命ぜられた任務の遂行の結果を報告するもの
ウ 上申 上司又は上級行政機関に対して、意見、事実を申し述べるもの
エ 内申 主として人事関係事項について上申するもの
オ 願 職員が許可を受けるために服務上の一定事項を申し出るもの
カ 届 職員が法令等に基づいて服務上の一定事項を申し出るもの
キ 辞令 任命、給与、勤務等職員の身分に関して命令するもの
(横書き及び縦書きの区分)
第3条 公用文は左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとすることができる。
(1) 法令等の規定により様式が縦書きに定められているもの
(2) 官公署において、様式が縦書きに定められているもの
(3) 表彰状、賞状、感謝状、祝辞その他これに類するもの
(4) 前各号のほか総務課長が縦書きを適当と、認めたもの
(文体及び表現)
第4条 公用文の文体は、原則として「である」を基調とする口語体を用いる。ただし、公示文及び通知文は、なるべく「です・ます」を基調とする口語体を用いる。
2 文語体の表現は、なるべく避け、平易な表現をする。
3 文章は、なるべく短く区切り、接続詞及び接続助詞を用いて、文章を長くすることを避ける。
4 文の飾り、あいまいな言葉又はまわりくどい表現は、できるだけ避ける。
5 内容に応じ、なるべく箇条書きの方法を取り入れる。
6 敬語の表現は、ていねい過ぎないようにし、簡潔なものとする。
7 文書には、できるだけ一見して内容の趣旨がわかるように、簡潔な表題を付ける。
(用語、用字)
第5条 公用文の用語は、努めて難解な字句を避け、平易簡潔なものを用いる。
2 公用文の用字は原則として漢字、平仮名及びアラビア数字を用いる。ただし、外国の地名、人名その他特別の理由により、必要がある場合は、片仮名、外国文字又は漢数字を用いるものとする。
3 公用文に用いる漢字、仮名遣い、送り仮名は、次の範囲内で用いる。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代かなづかい(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(文書に用いる敬称)
第6条 町が発行する文書やその封筒の名あて人に対する敬称は、法令に定めのあるものを除き、「様」を用いる。ただし、次の各号に掲げる場合にあっては、それぞれに定める敬称を用いることができる。
(1) あて先を職名又は職氏名で表示する場合 殿
(2) あて先が組織、団体又は機関等である場合 殿又は御中
(3) 賞状、表彰状、感謝状又は委嘱状等の場合 殿
(4) あて先が青少年である場合 君又はさん
(公文例及び書式の規格)
第7条 公文書の例は、別記のとおりとする。なお、辞令及び賞状等を除く他の書式の規格はA4判(日本工業規格)を原則とする。
附則
この訓令は平成15年6月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第1号)
この規程は、平成29年2月2日から施行する。
