○大島町立学校文書取扱規程

昭和59年9月18日

教委訓令第2号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規定は、大島町立学校(以下「学校」という。)における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項定めることを目的とする。

(用語の意義)

第2条 この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 起案文書 事案に関する決定案を記載した文書をいう。

(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文章をいう。

(3) 未完結文書 文書上の事務処理が完結にいたらない文章をいう。

(4) 文書の保管 文書を事務室その他一定の場所に収納しておくことをいう。

(5) 文書の保存 文書を書庫等に収納しておくことをいう。

(副校長の役割)

第3条 副校長は、学校における文書事務をより適切にするため、常に関係者を指導助言しなければならない。

(文書に関する簿冊等)

第4条 文書の取扱いに関する簿冊等は、次のとおりとする。

(1) 文書収受簿 様式第1号

(2) 文書発議簿 様式第2号

(3) 文書使送簿 様式第3号

(4) 文書郵送簿(郵送簿と兼用) 様式第4号

(記号及び番号)

第5条 文書には、受発した当該年度の数字、大の1字、自校の頭文字及び小又は中並びに収又は発の記号を付し、番号を記入しなければならない。ただし軽易な文書は、この限りでない。

2 文書の収発番号は、毎年4月に起し翌年3月に止める。

3 番号は、事案の完結に至るまで同一番号を用いなければならない。

(文書の分類)

第6条 文書の分類は、別表によって行う。

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書の収受および配布)

第7条 学校に到達した文書は、事務職員において開封し様式第5号による収受印を押し文書収受簿に所要事項を記載して、副校長を経て校長の閲覧を受けなければならない。

2 親展文書その他開封を不適当と認める文書は、封をしたまま収受印を押し、副校長を経て校長の指示を受けなければならない。

(担当者への引継等)

第8条 前条の規定により、校長の閲覧又は指示を受けた文書は、事務職員を経て各担当者に引き渡さなければならない。

2 前項の場合において担当者は、当該文書を受領した旨の確認をしなければならない。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第9条 文書は、すべて副校長又はを事務職員が中心となり担当者が速やかに処理しなければならない。ただし、校長の特別の指示のあるものは、これによる。

(起案)

第10条 起案文書は、公用紙等により平易明確に行い校長の決済を明確にしておくため、ゴム印等でその表示をしなければならない。

2 軽易な起案文書は、電話その他便宜の方法により行い、文書の照復を省略することができる。ただし、この場合はその処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。

3 常例により取り扱う文書は、一定の簿冊により処理することができる。

(番号の記入)

第11条 収受文書により起案する場合は、その収受番号を、収受文書によらないで起案する場合は、その発議番号をそれぞれ起案文書の番号とする。

(特別取扱方法)

第12条 起案文書には、事案の性質により「至急」、「秘」等の注意事項を欄外余白に朱書をもって表示し、機密文書は、封筒に入れてその旨表示しておかなければならない。

(決裁)

第13条 起案文書はすべて、副校長を経て校長の決裁を受けなければならない。

(文書の発信者名)

第14条 学校外へ発送する文書は、特別なものを除きすべて校長名とする。

(未完結文書の追求)

第15条 副校長は、文書収受薄、文書発議簿により、文書の処理状況を調査し、未完結文書の解消に努めなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(通則)

第16条 文書の浄書、照合は担当者が、発送は事務職員が行う。ただし、臨時急施を要するもの又は機密に属する文書等で校長の指示のあるものについては、その指示による。

(公印)

第17条 照合の終わった浄書文書は、校長による公印の押印を受け、即日発送しなければならない。ただし対内文書又は軽易な文書については「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(発送)

第18条 発送を要する文書は、直ちに使送、郵送等に区分し、使送又は郵送するものは所定の簿冊に記入し発送しなければならない。

第5章 文書の整理保管

(保管用具)

第19条 文書の保管には、キャビネット及びファイリング用具又は書類庫書棚等それぞれ適当な用具を使用する。

(整理及び保管)

第20条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際しいつでも持出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

2 担当者は、未完結文書を常に一定の位置に保管しなければならない。

3 担当者は、文書が完結したときは当該文書を事務職員に引継ぎ、自己の手許においてはならない。

4 事務職員は、完結文書を必要に応じて利用に供することができるように、基準表に定める分類項目に従って仕分け整理し、一定の場所に収納保管しておくものとする。

(文書の持出等)

第21条 教職員による文書の持出し、教職員以外の者に対する文書の貸出し又は閲覧等は原則として禁止する。ただし、校長が特に必要があると認め、許可した場合はこの限りでない。

第6章 文書の保存及び廃棄

(文書の保存年限)

第22条 文書の保存年限の種別は、関係法令及び大島町教育委員会規則の定めるところによる。

(保存年限の計算)

第23条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第24条 保存を必要とする完結文書は事務職員が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 特に暦年による必要がある文書を除き、会計年度ごとに第22条の規定による保存年限別に仕分けし、さらに分類項目別に区分整理すること。

(2) 原則として一定の場所に保存すること。

(3) 文書量の都合によっては2年又は2年度以上にわたる分を同一に収納することができる。この場合においては、年の区分を明確にしておくこと。

(完結文書の製本方法)

第25条 完結文書は、次に掲げるところに従い製本する。

(1) 表紙には名称、年度及び年、廃棄予定年を記載すること。

(2) 出来得る限り索引をつけること。

(3) 一簿冊に製本することができないときは適宜分冊すること。

2 前項の規定により製本する場合においては、前条の規定を準用する。

(文書の廃棄)

第26条 完結文書が保存年限を経過したときは、事務職員は校長の指示により廃棄しなければならない。

2 文書の廃棄を決定したときは、その経過を明らかにした書類を作成し、適宜裁断又は焼却の処置を講じなければならない。ただし、廃棄を決定した文書で事後の参考とするため必要なものについては、なお資料として保管することができる。

附 則

1 この訓令は、昭和59年10月1日から施行する。ただし、第4条及び第6条の規定は、昭和60年4月1日から施行する。

2 第7条の規定による収受印は改印を必要とする時まで、既存の印を使用する。

3 この規程施行以前になされた学校の文書取扱いは、この規程によりなされたものとみなす。

附 則(平成3年教委訓令第1号)

この規程は、平成4年4月1日から施行する。

別表(第6条関係)

文書分類基準表


1

2

3

4

5

6

7

A 庶務

諸務

公印

法令例規

文書

組織



B 人事

諸務

任免

服務

人事記録

研修



C 統計

諸務

給与等

財務

学務




D 給与

諸務

給料

報酬手当

旅費




E 福利厚生

諸務

共済互助

公務災害





F 財務

諸務

予算

契約

会計

施設管理

物品管理


G 教務

諸務

教育課程

行事予定

教科

視聴覚

教科書

就学援助

H 指導

諸務

生活

進路

特活

保健

給食


(1) 法令その他特別に定めのあるものは、その定めによる。

(2) 事務処理の都合その他で、やむを得ない場合は、この基準表の主旨を逸脱しない範囲で別の分類をすることができる。

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大島町立学校文書取扱規程

昭和59年9月18日 教育委員会訓令第2号

(平成4年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
昭和59年9月18日 教育委員会訓令第2号
平成4年3月31日 教育委員会訓令第1号