大島町文書管理規程

○大島町文書管理規程

平成13年3月27日

訓令第1号

大島町文書管理規程(昭和37年訓令第2号)の全部を改正する。

第1章　総則

(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　文書等　職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式でつくられら記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2)　文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(3)　電子文書　電子的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、電子計算組織を利用して文書の起案、決裁、発送、分類、保存、破棄その他の文書管理を行うものをいう。

(4)　電子署名　電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。)による情報処理で、電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

ア　当該情報が当該措置を行った者の作成にかかるものであることを示すためのものであること。

イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5)　総合行政ネットワーク文書(以下「LGWAN文書」という。)総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される電磁的記録をいう。

(6)　文書収受　町に送達された文書について、当該文書に係る事務を担当する課長(以下「主管課長」という。)が一定の手続きに従って収受したものをいう。

(7)　起案文書　町の意思を決定しこれを具体化するために、収受文書の内容により又は町の職員の発意により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。

(8)　完結文書　文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(9)　未完結文書　文書上の処理が完結していない文書をいう。

(10)　文書の保管　文書を主管課(当該文書に係る事務を担当する課をいう。以下同じ。)の一定の場所に収納しておくことをいう。

(11)　文書の保存　文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(12)　移し換え　ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上段に収納している当該会計年度の文書を事務室内のキャビネットの下段又は書棚等に移すことをいう。

(13)　置き換え　事務室内のキャビネットの下段又は書棚等に収納してある文書を書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(14)　持ち出し　主管課の職員が文書を借り出すことをいう。

(15)　貸し出し　主管課以外の職員に文書を貸し出すことをいう。

(文書取扱の基本)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行なわれるように処理及び管理しなければならない。

(文書取扱者の任免)

第4条　主管課長の下に文書取扱者を置く。

2　文書取扱者は、主管課長の推薦により総務課長が任免する。

(文書取扱者の職務)

第5条　文書取扱者は上司の命を受け、その所属する課における次の事務に従事する。

(1)　文書の収受に関すること。

(2)　文書の発送に関すること。

(3)　文書の処理の促進に関すること。

(4)　文書の整理、保管、保存、引継及び廃棄に関すること。

(5)　LGWAN文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(6)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書管理の簿冊及び帳票)

第6条　文書の管理に要する簿冊及び帳票は、次のとおりとする。

(1)　総務課に備える簿冊及び帳票

ア　特殊文書収受簿　(様式第1号)

イ　文書経由簿　(様式第2号)

ウ　文書使送簿　(様式第3号)

エ　郵券請求書・郵券精算書　(様式第4号)

オ　料金後納差出票　(様式第5号)

カ　条例原簿　(様式第6号)

キ　規則原簿　(様式第7号)

ク　訓令原簿　(様式第8号)

ケ　告示原簿　(様式第9号)

コ　公告原簿　(様式第10号)

サ　電報発信簿　(様式第11号)

シ　その他文書処理に必要な簿冊、帳票

(2)　各課に備える帳票

ア　文書収受簿　(様式第12号)

イ　文書発議簿　(様式第13号)

ウ　文書郵送簿　(様式第14号)

エ　その他文書処理に必要な簿冊、帳票

(3)　出張所に備える簿冊、帳票

ア　特殊文書収受簿

イ　文書収受簿

ウ　文書発議簿

エ　文書経由簿

オ　文書郵送簿

カ　その他文書処理に必要な簿冊、帳票

(文書の分類)

第7条　すべての文書は、別に定める文書分類表の分類記号により分類整理する。

2　文書分類表の作成又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行なう。

(文書の記号及び番号)

第8条　受発文書は、受発した当該年の数字並びに町及び主管課の頭文字(出張所にあっては町及び出張所名の頭文字)各1字を冠し、町が自発的にその意思を決定して発布するものには「発」、収受文書に基づいて発布するものには「収」の記号をつけ、各課別の収受番号を記入しなければならない、ただし軽易な文書はこの限りでない。

2　文書番号は、収受文書、発議文書別にして文書処理年度ごとに改め、通し番号を付するものとする。

3　同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用い、その回数に従い順次枝番号を付さなければならない。ただし枝番号のはじめは2からとし、用いる場合、「号の2」という形で付する。また、同一事件で事務処理が翌年度にまたがるものは前年度最終の文書及び文書収発簿にその関連事項を記載して文書番号を改めるものとする。

4　公示及び令達文書は、総務課において文書処理年度に従い順次番号を付し、指令達は条例原簿、規則原簿及び訓令原簿のそれぞれに、その他のものは公示番号簿にそれぞれ登載しなければならない。

(文書処理の年度)

第9条　文書処理に関する年度は、別に定めるもののほか、毎年4月1日から翌年3月31日までの会計年度とする。

第2章　文書の収受及び配布

(LGWAN文書の受信等)

第10条　LGWAN文書は主管課の文書取扱者が受信するものとする。

2　LGWAN文書を受信した場合は、文書取扱者は、次に掲げるところにより処理する。ただし、電子契約を除く文書とする。

(1)　受信したLGWAN文書の電子署名を検証する。

(2)　受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合受領通知を、形式上に誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。

(3)　前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力すること。

(4)　前項の規定により出力を行った当該文書を本条から第17条までの規定により、処理する。

3　LGWAN文書の受信確認は随時行うものとする。

(到達文書の収受及び配布)

第10条の2　町役場(以下「本庁」という。)及び出先機関に到達した文書は、総務課長又は当該出先機関の長(以下「総務課長等」という。)が受領するものとする。

2　総務課長等は、受領した文書のうち町長若しくは町あての文書(親展「秘」文書を除く。)、又は開封しなければ主管課のわからない文書を開封し、主管課を決定するものとする。

3　総務課長は、前項の規定により開封し主管課を決定した文書及びその他の文書(宛先に主管課名が明記されているものをいう。)をそのまま主管課に配布するものとする。ただし国及び東京都の通達等のうち、重要又は異例の文書で緊急を要すると認めるものは、町長の閲覧を受けなければならない。

4　主管課長は、前項の規定により配布された文書を収受する場合において、当該文書の内容が他の主管課長の所管事項にも関連すると判断できるときは、関連する主管課長の供覧に付するものとする。

5　総務課長等は、前項本文の規定にかかわらず、次の表に掲げる収受文書については、以下に掲げる方法により処理しなければならない。


文書の種別	収受及び配付の方法
1　現金書留　書留　内容証明配達記録等、受領印を必要とする文書及び親展文書(特殊文書)	封筒に収受印を押し、特殊文書収受簿に所要事項を記載して主管課に配布し、受領印を徴す。親展「秘」文書も同様する。
2　権限の得喪に関する文書(情報公開請求書を含む)	開封した文書のうち収受の日時が権利の得喪に係わると認められる文書は、封筒に収受印を押し、余白に収受時間を明記して取扱者の証印を押して主管課に配付する。
3　開封した文書のうち金券が添付されている文書	前記2に準じ受付処理し配付するものとする。ただし封筒の余白に金券の種類及び員数を記載する。
4　官報、公報	収受印を押し、常に閲覧できるよう編さんしておく。
5　収受文書の特例	新聞　雑誌　軽易な広報誌等は収受手続きを省略することができる。
6　2課以上に関係のある文書	正文を主管課に配布し、写しを他の関係課に配布し、その旨を余白に記載する。
7　LGWAN文書及び通信回線による文書	受信した文書は収受文書として処理をする。ただし、事務連絡等軽易な文書については収受手続きを省略することができる。

(勤務時間外に到達した文書の収受)

第11条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し総務課長に引継がなければならない。

(文書の配布方法)

第12条　文書取扱者は、定刻に総務課内の所定の場所において文書の配布を受けるものとする。

(親展文書等の取扱)

第13条　町長あての親展文書等が閲覧後交付されたときは、総務課長は遅滞なく主管課長に回付しなければならない。

(事故文書)

第14条　文書取扱者は、配布された文書のうち当該課の事務の主管でないと認めたものがあるときは、直ちに総務課長に返付し主管課長に転送しなければならない。

(配布文書の取扱)

第15条　文書取扱者は、配布された文書を点検し、当該課の事務の主管に属する文書であることを確認したのち、当該文書に主管課収受印及び閲覧処理印を押し、収受簿に記載する。

2　前項の規定により、配布された文書を収受記載した後は、文書取扱者は課長に当該文書を引継がなければならない。

3　主管課長は、引継いだ文書を審査のうえ証印をし、主務係長に回付する。

4　主務係長は、回付された文書を審査のうえ証印をし、事務担当者に処理させる。

5　事務担当者は回付された文書の閲覧処理印の文書分類欄に必要事項を記載する。

第3章　文書の処理

(文書の処理方針)

第16条　事務担当者は、内容を審査のうえ大島町事務専決及び代決規定に定める決裁区分に従い、決裁を受け処理する。

2　施行期日の予定されるものは、決裁案を記載した文書(以下「起案文書」という。)の回付等に必要な余裕をもって起案し、必要な合議、審査その他の事案決裁に対する関与が行なわれる機会を失わないよう努めなければならない。

(処理方針の指示)

第17条　主管課長は、文書取扱者から文書を引継いだときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に交付しなければならない。

2　前項の規定により、主務係長は主管課長から文書の交付を受けたときはこれを閲覧し当該文書について自ら処理するもののほか、主管課長の指示した処理方法を示して、事務担当者に交付しなければならない。

(電子署名)

第17条の2　第34条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

2　施行文書に署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(発信)

第17条の3　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主管課の文書取扱者が送信するものとする。

2　前項の規定により送信された文書は第36条の規定により施行された文書とみなす。

(起案の要領)

第18条　すべての事案処理は文書によるものとし、起案は起案用紙(様式第17号)を用い平易明確に行なう。

2　起案文書には理由、経費の伴うものはその予算科目及び引用法令の抜粋等を付記し、同一案で数回にわたり起案を重ねるものは、これが完結するまで関係書類を添付する。

(文書の発信者名)

第19条　町外へ発送する文書は町長名を用いる。ただし文書の性質上特に必要がある場合は、副町長名又は町名を用いることができる。

2　対内文書は職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(起案文書の回付)

第20条　事案決裁のための起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし特に緊急又は機密を要する起案文書、その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が、持ち回りすることができる。

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第21条　事案決裁に対する関与を行なうための起案文書の回付を受けたときは、決裁関与者は、直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決裁案について異議があるときは、その旨を速やかに主管課長に連絡しなければならない。

2　前項の検討を終了したときは、決裁関与者は、起案用紙の所定の個所に押印しなければならない。

3　第1項の場合において、決裁関与者が異議がある旨を意思表示したときは、主管課長は決裁関与者と協議するものとする。この場合において協議が整わないときは、主管課長は、上司の指示を受けなければならない。

(廃案又は内容変更の通知等)

第22条　事案に係る決裁案を廃し、又は当該決裁案の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決裁の関与を終了した決裁関与者に通知しなければならない。この場合において、内容変更を加えたときは、再度起案文書を回付しなければならない。

(供覧)

第23条　起案を要しない文書で供覧を要するものは、当該文書の余白に供覧の表示をし、回付するものとする。

2　第22条の規定は、前項の場合について準用する。

(機密又は緊急事案の処理)

第24条　機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指示を受けて通常の手続きによらず、便宜処理することができる。ただし事後に所定の手続きをとらなければならない。

(完結文書の処理)

第25条　事務取扱者は、完結した文書については収受簿処理欄に朱書きしなければならない。

(未完結文書の追及)

第26条　文書取扱者は、主管課長の指示を受け、収受簿によって未完結文書を追及し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の審査)

第27条　文書の適正かつ統一を図るため、次の各号の起案文書は主管課長閲覧後に、直ちに総務課長の審査を受けなければならない。

(1)　町議会に提出する議案

(2)　条例、規則、訓令その他の例規の制定改廃に関するもの

(3)　告示、公告その他の公示に関するもの

(4)　前3号に掲げるものを除く一般文書で、甲決裁及び乙決裁に係るもの

2　総務課長は、前項の審査において、当該起案文書の所定の公文形式等と異なる形式等又は過誤を認めたときは、主管課長に修正を命じることができる。この場合においては、総務課長はその旨を付記して、当該起案文書を主管課長に返付しなければならない。

(経由文書の処理)

第28条　町を経由する文書は、関係課長閲覧後総務課備え付けの文書経由簿に登載し、経由の手続きをしなければならない。

2　出張所を経由する文書は、出張所長閲覧後出張所備え付けの文書経由簿に登載し経由の手続きをしなければならない。

(他の課との関係)

第29条　事務の処理に関し、他の課との関係について、あらかじめ電話又は口頭をもって協議し、若しくは、合議等の方法によりやむを得ない場合のほか、相互間の文書の往復はさけなければならない。

(合議文書)

第30条　合議文書は、あらかじめ関係課と協議のうえ起案し、所属課長をへて合議を行い決裁を受けるものとする。ただし、急施を要し合議の暇がないときは、事後直ちに閲覧を受けるものとする。

(決裁の要領)

第31条　町長及び副町長の決裁を受ける手続きは、原則として所属課長又は係長において行なうものとする。

2　決裁を受ける文書には、起案の原因となった収受文書一切の関係書類を添付しなければならない。

(代決した場合の処理)

第32条　急施を要すると認めた文書で上司の不在のときは、大島町事務専決及び代決規程に定める職員がその事務を代決し、上司の登庁後直ちに当該文書を閲覧に供して、その要領を報告し後閲の認印を受けなければならない。

(文書の認印)

第33条　文書には、処理担当者以外の単なる課員閲覧程度の認印はなるべくさけなければならない。

2　合議先における認印は、係長以上とする。ただし記簿を用するものその他特に必要と認めるものは、この限りではない。

第4章　文章の発送

(公印及び契印)

第34条　発送文書は、大島町公印規則(昭和30年規則第1号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし定例軽易な文書その他公印を押す必要がないと認められる文書については発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

2　窓口で取り扱う証明書、謄本及び抄本等の交付については、契印を省略することができる。

3　発送文書に公印を押したときは、担当者は公印使用簿に必要事項を記載しなければならない。

4　第1項の規定により文書を発送するときは、起案用紙の施行欄に公印省略する旨を記入しなければならない。

5　発送文書には、その施行を確認するため原議書と契印しなければならない。ただし一時に大量の発送をする同一文書その他契印を押す必要がないと認められる文書については、起案文書に「略契印」の記載をし、契印の省略をすることができる。

(文書の発送)

第35条　事務担当者は、文書を発送するときは、宛先、発信者名、文書記号、文書番号、文書の内容を再確認しなければならない。

2　事務担当者は、前項の確認後当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書郵送簿に所要事項記入のうえ、各課所定の郵送箱に入れなければならない。

3　前項により機密を要する文書を発送する場合は、その旨を封筒に表示しなければならない。

4　文書取扱者は、課の発送文書を取りまとめ、総務課長の指定する時間までに総務課に備え付けた郵送箱に区分し、投函しなければならない。(出先機関の交換文書は除く)

5　文書係は、郵送文書について郵便物差出表を作成し郵送する。

6　郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。ただし緊急の場合その他総務課長が認めたものに限り、切手等を使用することができる。

(通信回線の利用)

第36条　通信回線による受信したメールのうち、公文書と特定したものは速やかに紙に出力するものとする。

2　前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

3　電子メールの受信確認は随時行うものとする。

4　第34条第1項のただし書きの規定により、公印の押印を省略する文書のうち、原則として次にあげる事項の全てに該当する文書の発送は、通信回線(ファクシミリ、電子メール)の利用による送信を行なうことができる。

(1)　課長決定事案のもの

(2)　秘密の取扱を要しないもの

(3)　保存年限が1年のもの

5　前項の場合において、文書の発送の相手方から通信回線の同意を得た場合に限るものとする。

6　第4項の規定により文書を発送する時は起案をもって処理し、起案用紙の区分欄に通信回線による発送した旨を記入しなければならない。ただし、個人情報に該当する記載のあるものは通信回線による発送を行うことはできない。

(通信回線から出力された文書の取扱)

第37条　前条第1項の規定により文書を発送した場合、当該送信の相手において、通信回線から出力された印刷物は、浄書文書として発送され到達した文書とみなす。

第5章　文書の整理及び保存

(文書の整理)

第38条　文書は常に別表(分類表)に基き分類し、ファイリング・システムにより整然と整理し、必要な時に直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし主管課長がファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、あらかじめ総務課長の承認を得て他の方法によることができる。

2　文書の保管又は保存に当っては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備をしておかなければならない。

(保管単位)

第39条　文書の保管は主管課において行なう。ただし職員数、文書の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

2　前項ただし書きによる場合は、主管課長はあらかじめ総務課長の承認を得なければならない。

(保管用具)

第40条　文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただしキャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫類、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(事務担当者の文書の整理及び保管)

第41条　事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を直ちに分類項目別に整理し、一定の位置に収納しておかなければならない。

2　前項の規定により文書を保管するときは、原則として3段キャビネットにあっては当該会計年度の完結文書は上2段に、前年度文書については下段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準ずるものとする。

(移し替え及び置き換え)

第42条　保管文書の移し替え及び置き換えは毎年4月に行なう。

2　常時利用する保管文書は、移し替え及び置き換えを行なわないことができる。

(文書の保存年限の種別)

第43条　文書の保存年限の種別は次の6種とする。

現年保存　クラフト

1年保存　グレー

3年保存　グリーン

5年保存　イエロー

10年保存　ブルー

永年保存　ピンク

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び事項が完結する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間とする。

(保存年限の設定)

第44条　文書の保存年限は、文書分類表により主管課長が総務課長の承認を得て定める。

(保存年限の計算)

第45条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし現年保存については完結した日の属する会計年度までとする。

(完結文書の保存方法)

第46条　保存を必要とする完結文書は、事務担当者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1)　会計年度(以下「年度」という。)による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに仕分けし、かつ、文書分類表(節)に基いて区分整理する。

(2)　ファイルボックスに収納する。

(3)　文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一のファイルボックスに収納するときは、区分紙を入れ年度又は年の区分を明らかにしておくこと。

(4)　ファイルボックスには、登録番号(款・項・目)、内容(節)、廃棄年その他必要な事項を記載すること。

(5)　年度又は年を越えて処理した文書は、その事実が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(6)　相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。

(編集及び製本)

第47条　編集及び製本の必要があると認める文書は、別に定めるところにより、編集及び製本をすることができる。

(保存文書の引継ぎ)

第48条　主管課長は、置き換えの際、事務担当者が第42条の規定に基き整理した保存文書(ファイルボックス)に文書目録(様式第18号)を添えて、総務課長に引継がなければならない。

(機密文書の引継ぎ)

第49条　機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。

(文書の持出し)

第50条　文書の持出しをしようとする者は、持出しカード(様式第19号)を当該文書が入っているフォルダーに入れておかなければならない。

2　持出した文書は、退庁時までに必ず事務担当者に返還しなければならない。

(文書の貸出し等)

第51条　文書の貸出しを受け又は文書を閲覧しようとする職員は、事務担当者に申し出なければならない。

2　事務担当者は、前項の申し出があったときは、主管課長の承認を得て貸出し又は閲覧させるものとする。

3　事務担当者は、前項の規定に基き貸出し又は閲覧させるときは、文書貸出しカード(様式第20号)に所要事項を記載して、当該文書が入っていたフォルダーに入れておかなければならない。

(職員以外の者への文書貸出し等)

第52条　職員以外の者に情報公開請求を要しない文書を貸出し、又は閲覧させるときは、事務担当者は主管課長の許可を得て行なわなければならない。

2　前条第3項の規定は、前項の場合について準用する。

(貸出し期間)

第53条　貸出し期間は、10日以内とする。ただし主管課長が特に必要と認めるときはこの限りでない。

2　貸し出し文書の返還予定日が過ぎても当該文書が返還されないときは、事務担当者は返還の督促をしなければならない。

第6章　文書の廃棄

(廃棄の手続き)

第54条　総務課長は、文書が保存年限を経過したときは、主管課長と協議のうえ、速やかに廃棄しなければならない。

2　総務課長は、永年保存文書以外の文書で保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても主管課長と協議のうえ、廃棄することができる。

3　総務課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、その旨主管課長に通知しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第55条　廃棄を決定した文書のうち、LGWAN文書(システム内に保存されているファイル)は消去し、その他のものは焼却、シュレッダー等の処置をとらなければならない。

第7章　雑則

(出張所等における文書取扱い)

第56条　出張所等における文書の管理についてはこの規程を準用する。ただしこの規程に定めるところによることができないときは、総務課長の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。

(機関の引継ぎ文書)

第57条　議会並びに教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会から引継ぎを受けた文書については、この規程を適用するものとする。

(委任)

第58条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は総務課長が別に定める。

附則

1　この規程は、公布の日から施行する。

2　従前の規程により、編さん保存中の文書は町長が別に定めるところにより、整理しなければならない。

附則(平成14年訓令第8号)

この規程は、公布の日から施行する。

附則(平成14年訓令第9号)

この規程は、公布の日から施行する。

附則(平成14年訓令第13号)

この規程は、平成14年6月1日から施行する。

附則(平成14年訓令第17号)

この規程は、平成14年7月1日から施行する。

附則(平成14年訓令第18号)

この規程は、平成14年8月1日から施行する。

附則(平成14年訓令第19号)

この規程は、平成14年8月1日から施行する。

附則(平成14年訓令第15号)

この規程は、平成14年8月1日から施行する。

附則(平成14年訓令第20号)

この規程は、公布の日から施行する。

附則(平成14年訓令第23号)

この訓令は、平成15年1月1日から施行する。

附則(平成15年訓令第11号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

附則(平成16年訓令第1号)

この訓令は、平成16年2月1日から施行する。

附則(平成17年訓令第6号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附則(平成19年訓令第9号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附則(平成25年訓令第15号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附則(平成26年訓令第6号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附則(平成26年訓令第12号)

この訓令は、平成26年11月7日から施行する。

附則(平成30年訓令第2号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附則(平成30年訓令第14号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附則(平成31年訓令第12号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附則(令和2年訓令第10号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附則(令和3年訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附則(令和4年訓令第5号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

附則(令和4年訓令第11号)抄

(施行期日)

第1条　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

附則(令和5年訓令第5号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

附則(令和6年訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附則(令和7年訓令第6号)

この訓令は、令和7年3月1日から施行する。

別表(第38条関係)

文書分類表

【議会事務】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
1　議会事務	1　庶務	1　処務	・議会人事関係・要望書関係・意見書、要望書送付関係・決議書送付関係・議会規則、訓令原簿	・議会委託契約関係	・議会行政視察関係・議長会関係・政務活動費関係・町村会、一部事務組合、総合事務組合、振興公社関係	・文書収受、発議簿・議決証明関係・傍聴者関係・調査資料関係・会計年度任用職員任用申請書関係	・文書郵送簿・一般文書
		2　議会報酬・費用弁償			・議員報酬費用弁償関係
		3　一時金・年金	・議会議員共済会会員台帳・議会議員共済年金請求、決定関係	・議員公務災害認定請求、決定書・議員共済会掛け金、負担金払込通知書	・市町村議会議員公務災害補償等組合関係・議会議員共済会関係		・一般文書
		4　保険			・議員団体保険関係
		5　監査		・決算審査意見書	・財政援助団体監査報告書・指定事業の財務諸表の意見書・監査委員報酬費用弁償関係	・定例監査報告書・随時監査報告書・例月出納検査報告書・臨時出納検査報告書	・一般文書
	2　議事	1　本会議	・議決原本・会議録・議員提出議案原本・報告案件関係	・議案整理簿(町長・議員提出) ・議決事件報告	・一般質問通告書
		2　常任委員会		・常任委員会関係
		3　特別委員会		・特別委員会関係
		4　議会運営委員会		・議会運営委員会関係
		5　議会全員協議会		・議会全員協議会関係
		6　議会だより編集委員会	・議会伊豆おおしま		・議会だより編集に関する資料・議会だより編集委員会関係
		7　請願・陳情		・請願・陳情受付簿・請願・陳情審議結果・請願・陳情書原本

【総務】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
2　総務	1　庶務	1　処務	・自治功労者名簿・合併協議会・表彰者名簿・訴訟関係・友好都市協定書・姉妹都市協定書・公印台帳・叙勲関係	・感謝状贈呈関係・庶務契約関係・後援名義関係	・表彰関係	・庶務調査関係・友好都市関係書類・姉妹都市関係書類	・一般文書・公印使用簿・北方領土関係
		2　組織運営	・事務報告書・組織改正関係	・行政改革関係・特定事業主行動計画	・男女共同参画関係書類	・機構事務分掌関係・行政改革調査関係
		3　削除
		4　削除
		5　町議会	・議決書	・議案原議・招集通知・告示		・町長報告
		6　削除
	2　人事	1　処務	・職員名簿・採用時履歴書・人事記録簿・人材育成・確保基本方針	・職員表彰関係・身体障害者雇用制度・定年前再任用短時間勤務制度・定年引上げ制度・定員適正化関係・定数関係・定員管理調査	・人事評価・公務員制度実態調査・勤務条件調査	・国都人事院勧告資料	・人事給与関係一般文書
		2　任免	・職員採用発令原議・新規職員格付原議・特別職発令原議・昇格昇給発令原議・人事異動発令原議・出納員等任免発令原議・職員退職発令原議・職務服務宣誓書	・派遣職員協定書・職員身元保証書・職員昇格試験実施原議	・職員採用試験実施原議・職員採用試験合格者決定原議		・職員試験問題集(解答) ・職員募集関係
		3　服務・賞罰	・分限処分発令原簿・懲戒処分発令原簿・分限懲戒事実調査資料		・出勤簿	・出張命令簿・休暇処理簿・管外出張復命書・日誌	・私事旅行届・職務専念義務免除申請書
		4　給与		・給与実態調査・給与台帳(給与支給明細表) ・期末勤勉支給原議・扶養親族届出書・児童手当認定請求書・通勤届出書・住居届出書	・ラスパイレス指数関係・給与改定等状況調べ・保険料控除申告書・扶養控除等申告書・住宅取得控除申告書・配偶者特別控除申告書・住民税特別徴収税額通知書・特別職報酬審議会資料・期末勤勉手当等の超過支給調査・期末手当等報告明細書・給与抑制状況調査・給与支払報告書	・給与改定資料・人件費に関する調べ・給与予算関係・超過勤務等命令簿	・給与処務関係一般文書・給与計算入力資料
		5　労務	・公平委員会規約変更通知書・公務災害例規集・雇用保険適用事業所台帳・措置要求に関する文書・会計年度任用職員任用申請書関係・退職慰労金	・雇用保険(申告)関係・労働者災害保険(申告)関係・公務災害認定請求決定書・会計年度任用職員制度調査関係	・職員健康診断記録台帳・公平委員会規約変更協議書・公務災害補償組合負担金関係・労働協定届書・公平委員会負担金関係		・雇用保険一般文書・労働者災害保険一般文書
		6　福利	・共済組合例規集・共済組合長期給付関係・共済組合貸付金申込書、決定通知書・共済組合職員前歴等報告書・年金請求関係・退職手当組合例規集・退職手当組合履歴書・各種団体保険等契約締結書	・退職手当裁定書	・共済組合月例報告・共済組合短期給付関係・共済組合組合員異動報告書・共済組合被扶養者申告書・共済組合育児休業手当各種請求書・会計年度任用職員社会保険関係・退職手当超過支給調査・勤労者財産形成貯蓄等の実施状況調査・共済組合国民年金第3号被保険者関係届・退職手当組合異動報告書・共済組合負担金関係	・共済組合組合員貸付金原票・共済組合各種給付金申請書・共済組合貸付金償還明細表・共済組合住所・氏名変更申告書・退職手当組合負担金関係・資格証明書・貯金解約・払戻請求書・共済組合遺族共済年金附加事業関係・町村会共済事業関係(任意共済・個人年金共済) ・貯金残額明細表	・共済組合組合員証再交付申請書・互助会関係・共済組合関係一般文書・町村会保険関係(火災・自動車) ・人間ドック等利用承認申請書・退職手当組合関係一般文書
		7　研修	・研修記録台帳・研修基本方針		・研修実施結果報告書・研修終了報告書	・研修推薦書・職員研修計画書	・一般文書
	3　文書	1　処務	・事務報告書		・情報公開・個人情報保護審査会関係・個人情報保護関係・個人情報ファイル簿関係・情報公開関係・文書調査関係・感謝状・事務報告書調査関係	・掲示板関係	・文書関係一般文書・東京都市町村文書事務研究協議会関係
		2　例規	・条例原簿原議・規則原簿原議・訓令原簿原議・規程細則等原議・大島町例規集・大島町例規集保管台帳・法令集・告示公告番号簿・法令解釈			・軽易な公告原議・官報・東京都公報	・公告文書綴り・公告掲示嘱託書
		3　統制	・文書分類表原議・文書目録(引継目録兼廃棄目録) ・保存文書事務室保管届			・保存文書廃棄に関する文書・文書取扱者任免に関する文書	・文書分類表調査関係
		4　収受発送				・文書経由簿・文書収受、発議簿・特殊文書収受簿	・郵便物差出票・文書郵送簿・料金受取人払承認申請書・郵券請求・精算書・郵券出納簿
		5　選挙	・永久選挙人名簿・選挙管理委員会会議録・選挙関係協定書申合せ書・告示原簿・訓令原簿・選挙管理委員会委員関係・直接請求関係	・参議院議員選挙投票録・参議院議員選挙開票録・参議院議員選挙投票済投票用紙・参議院議員選挙選挙人名簿抄本	・政治団体関係・不在者投票指定施設関係・各種選挙立候補届出関係・各種選挙選挙公報関係・各種選挙不在者投票関係・各種選挙個人演説会関係・各種選挙違反文書関係・各種選挙選挙長関係・各種選挙公費負担関係・各種選挙収支報告関係・最高裁国民審査投票済投票用紙、投票録、開票録・都の選挙投票済投票用紙、選挙人名簿抄本投票録、開票録・町の選挙投票済投票用紙、選挙人名簿抄本投票録、開票録・各選挙調査関係・選挙事務運営協議会・裁判員関係・検察審査員関係・海区漁業調整委員会委員選挙人名簿関係・在外選挙人名簿登録関係	・会計年度任用職員任用申請書関係	・選挙関係一般文書・選挙人名簿等閲覧関係
		6　秘書	・町長　副町長事務引継書・重要な調査	・交際費執行伺		・町村長会及び副町長会関係	・交際等・一般文書
	4　管財	1　備品・用品	・備品台帳
		2　契約処務	・契約台帳・指名停止関係	・入札方法伺書・指名業者選定委員会会議録	・検査員発令・検査員の任免に関する文書	・登録業者受付台帳・公共工事適正化法関係	・雑件文書・工事物品等資格審査、申込書関係・一般文書
		3　契約(工事)	・工事請負契約書(建築工事)	・工事請負契約関係
		4　契約(委託・物品・他)		・委託契約関係・印刷製本契約関係・役務契約関係・手数料契約関係・物品購入契約関係・借上げ契約関係
		5　管財処務	・財産区財産関係・財産区会議録・寄付採納土地関係・寄付願・固定資産台帳・公共施設等総合管理計画書	・管理会委員に関する文書・国都補助金交付金関係・道路占用許可関係	・財産区一般文書・各団体負担金関係・関係協議(繰出) ・公用車関係届出書類・建物関係届出書類・証明発行関係	・財産管理一般文書・車両保険契約関係・寄付採納金品関係・調査(回答) ・私有車公務使用許可決済簿	・雑件文書・一般文書・燃料引換伝票・私有車(公務)運行燃料支給台帳・印刷サービス利用申請書
		6　財産(土地・建物)	・財産台帳・土地権利書・公有財産取得契約書・公有財産処分契約書・公有財産賃貸借契約書・公有財産貸付台帳・地上権設定契約書	・各会計財産に関する調書	・貸付料徴収簿・建築物衛生管理関係・公有財産一般文書	・公共施設状況調査関係・維持補修関係・建築総合損害共済関係	・雑件文書・一般文書
		7　削除		・削除
	5　削除	1　削除	・削除・削除・削除・削除	・削除・削除・削除・削除	・削除・削除	・削除	・削除
		2　削除	・削除	・削除	・削除	・削除
		3　削除	・削除	・削除	・削除	・削除
		4　削除	・削除	・削除			・削除
		5　削除	・削除	・削除・削除	・削除	・削除
		6　削除	・削除	・削除
		7　削除	・削除・削除・削除	・削除	・削除		・削除・削除・削除
		8　削除	・削除	・削除		・削除
	6　電子計算	1　処務	・住民情報システム系	・電子計算組織契約関係	・電子計算組織整備計画関係・電子計算組織運営委員会	・調査関係・電算処理業務依頼書	・一般文書
	7　IT推進	1　処務		・地域情報化に関する文書・IT推進契約関係・電子自治体推進に関する文書		・調査関係	・一般文書・大島町公式サイト関係
	8　削除	1　削除		・削除	・削除
	8　削除	2　削除		・削除
	9　出張所	2　出納			・現金出納簿
		3　一般届出証明		・死体(胎)火葬許可申請書・改葬許可申請書			・火葬場使用申請書・その他の証明申請書
		4　印鑑	・印鑑登録原票		・除捺印鑑原票	・印鑑登録各種申請書
	10　削除	1　削除	・削除		・削除		・削除
		2　削除	・削除・削除			・削除・削除	・削除・削除
		3　削除		・削除		・削除・削除	・削除
	11　削除	1　削除	・削除	・削除・削除・削除・削除	・削除・削除・削除	・削除	・削除

【会計】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
3　会計	1　出納	1　処務					・一般文書
		2　資金					・資金計画
		3　収納					・納入済通知書・郵便振替公金払込高通知書・郵便振替受付票
		4　支払					・小切手振出済通知書・小切手受領書・小切手帳(控)
		5　雑部金		・証憑
	2　経理	1　処務	・条例・規則・訓令			・文書収受、発議簿	・一般文書・文書郵送簿
		2　証憑		・証憑
		3　決算	・決算書		・収支月計票	・決算調書

【政策推進】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
5　政策推進	1　振興企画	1　処務	・条例・法令・規則・要綱・通達	・施策に関する重要文書・契約書関係・各種要望に関する文書	・各交付金申請書に関する文書・照会、回答等・施策に関する文書・空き家対策・国土法・公拡法に関する文書	・文書収受、発議簿・ふるさと納税に関する文書・一般寄附に関する文書・指定管理者選定に関する文書	・一般文書・文書郵送簿
		2　外部団体	・協定書		・離島振興協議会に関する文書・島しょ振興公社に関する文書・各種団体に関する文書・町村会に関する文書		・一般文書
		3　総合計画	・基本構想基本計画・都決定都市計画に関する文書	・総合開発計画・基本構想基本計画に関する文書・離島振興計画・都市計画・辺地計画・過疎計画・その他計画	・総合開発審議会に関する文書・離島振興計画に関する文書・都市計画に関する文書・その他計画に関する文書	・総合開発に関する文書	・一般文書
	2　財政	1　処務		・財務に関する通達・財政総合計画に関する文書・財政状況公表・財政関係調査報告に関する文書	・照会、回答等	・財政計画資料	・一般文書
		2　削除
		3　予算	・予算書	・予算編成資料・予算執行方針		・軽易な予算編成資料・予算配当に関する文書・予算差引簿・予算流用伺・予算流用通知・予備費支出伺・予備費支出通知	・予算現計表・一般文書
		4　決算		・地方財政状況調査表・決算資料・都監査関係			・一般文書
		5　町債	・起債台帳	・起債申請に関する文書	・起債詮議に関する文書・照会、回答等	・短期借入金に関する文書・短期借入金整理簿	・一般文書
		6　税外	・地方交付税算定台帳	・普通交付税算定基礎数値・普通交付税算出資料・特別交付税算定基礎数値・各交付金申請に関する文書	・照会、回答等		・一般文書
	3　広報広聴	1　処務	・陳情、要望等に関する原議及び受付原簿		・国際交流事業		・一般文書
		2　広報	・広報おおしま・町勢要覧		・くらしの便利帳	・広報活動に関する文書・防災無線放送原稿	・広報おおしま資料・町勢要覧資料
		3　広聴		・広聴に関する文書		・行政相談に関する文書・法律相談に関する文書	・一般的な調査
	4　空港港湾	1　処務	・空港拡張計画該当地登記簿謄本・公図・規則	・地権者交渉関係書類	・補助金関係	・施設使用届	・一般文書
		2　契約	・委託契約関係書類・売買契約関係書類・立木工作物等補償契約関係書類				・一般文書
		3　財産	・財産表・土地財産台帳・土地登記嘱託書兼権利書、図面・建物登記嘱託書兼権利書、図面			・地目変更	・一般文書
		4　港湾・漁港	・要望管理に関する文書	・維持管理に関する文書	・調査計画書・補助金に関する要望書及び内示		・一般文書
	5　統計	1　処務	・削除	・各種統計調査員台帳・国勢調査に関すること・指定統計調査に関すること・各種統計調査結果表(周期5年)	・各種統計調査交付金関係・各種統計調査報告書・各種統計調査関係	・各種統計調査結果表(周期毎年)	・各種統計一般文書
	6　削除	1　削除	・削除・削除	・削除・削除・削除	・削除・削除		・削除
	7　削除	1　削除	・削除	・削除			・削除

【税務】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
6　税務	1　課税	1　処務	・税務通達・条例・規則・規程・要綱	・契約関係・削除・削除	・異議の申し立て・審査請求・諸届出・公示送達・情報公開	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請関係・諸届出・照会、通知	・諸証明控え・一般文書・文書郵送簿・告示文書
		2　特別土地保有税		・審議会		・諸届出・照会、通知	一般文書
		3　町民税		・個人町民税課税台帳・市町村民税課税状況等調・普通交付税関係	・個人町民税申告書・法人町民税申告書・給与支払報告書・課税資料・減免申請書・決定、却下通知書	・諸届出・照会、通知	・一般文書
		4　固定資産税	・名寄帳・評価替関係・公図・土地台帳・土地登記済通知書・土地地番変更通知・土地地目変更分筆合筆届・家屋台帳・家屋登記済通知書・家屋建築申告書・共有者名簿・罹災証明書関係・保安林関係・建物被害認定調査	・土地課税台帳・家屋課税台帳・償却資産課税台帳・概要調書・国有資産等所在市町村交付金・総評価見込額等に関する調・市町村課調査関係・普通交付税関係	・家屋調査表・課税資料・評価資料・減免申請書・縦覧・閲覧申請	・諸届出・照会、通知	・一般文書
		5　軽自動車税		・普通交付税関係(環境性能割交付金含)	・軽自動車課税台帳・軽自動車税申告書・軽自動車廃車申告書・軽自動車税変更申告書・標識交付台帳・課税保留関係・調査(回答) ・減免申請書	・諸届出・照会・通知	・一般文書
		6　税関系交付金		・交付決定通知書		・照会、通知	・一般文書
		7　町たばこ税			・たばこ税申告書	・照会、通知・諸届出	・一般文書
		8　入湯税			・入湯税申告書	・照会、通知・諸届出	・一般文書
		9　国保税		・国保税課税台帳	・減免申請書・調査(回答)	・照会、通知	・一般文書
		10　納税管理人	・納税管理人・相続人代表者指定届				・一般文書
	2　納税	1　処務	・口座振替依頼書		・町税徴収計画・都税取扱費及び都民税徴収取扱費関係・都民税滞納調書・都民税払込通知書・町税歳入月別集計表関係・町税徴収実績関係・生活保護関係・各種申請書	・町税現金徴収出納簿	・一般文書
		2　徴収簿			・口座振替関係・各税納付済通知書		・月別日計表
		3　督促			・督促状関係・催告書関係
		4　納期延長			・納期延長に関する文書
		5　過誤納金			・資金前渡金整理簿・過誤納金還付リスト関係・過誤納金整理簿
		6　滞納整理		・交付要求に関する文書・差押公売に関する文書・執行停止に関する文書・不納欠損に関する文書・滞納処分に関する文書・各税滞納繰越簿・相続放棄に関する文書	・徴収猶予に関する文書・納税確約書に関する文書

【住民】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
7　住民	1　住民	1　処務	・住民関係例規通達・条例・規則・規程	・契約関係・旅券発給事務関係	・住民基本台帳費都委託金関係	・自衛隊関係・保護司関係・自動車登録番号標板の封印確認・乗船用在住者証明申請書・住民航空割引カード交付申請書・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書
		2　登録 ①　戸籍(東京法務局戸籍事務取扱準則に定めのある帳簿・書類つづりの保存期間は1月1日から12月31日までである。)	・改製原戸籍簿(150年) ・不受理申出書つづり(本籍分) ・帳簿書類保存簿・帳簿書類点検引継簿・戸籍受附帳(150年) ・戸籍記載不要届書類(創設的届出)(50年) ・戸籍記載不要届書類(報告的届出)(10年) ・本籍不分明者・無籍者に関する届書類・胎児認知届書・戸籍簿(コンピュータ改製に適さないもの) ・除籍簿(コンピュータ改製に適さないもの)(150年) ・戸籍(コンピュータ改製に適さないもの)見出帳・除籍簿(コンピュータ改製に適さないもの)見出帳(150年) ・再製原戸籍(戸籍法第11条の2第1項の規定によるもの)(150年)	・帳簿書類廃棄決定書類つづり・不受理処分整理簿・戸籍に関する指示・通知・回答書類つづり(受理照会及び戸籍訂正許可申請の原議等を含む。) ・戸籍に関する引継書類つづり・支所・出張所の戸籍事務取扱報告書類つづり・審査請求に関する書類つづり・事故報告・不服申立てに関する書類つづり		・戸籍発収簿・相続税法第58条関係通知書・人口動態調査票作成事件簿・戸籍事務協議会に関するつづり・電子情報処理組織点検簿・戸籍謄本・抄本交付簿(戸籍記録事項証明書交付簿) ・戸籍証明書交付簿・不交付決定書つづり・戸籍に関する往復書類つづり・不受理申出取下げ書つづり・国籍選択に関する通知書つづり・家庭裁判所からの通知書つづり・登記所からの成年後見登記に関する通知書類つづり・戸籍に関する統計書類つづり	・不受理申出書つづり(非本籍分) ・失期通知書つづり・戸籍に関する届書類及びそのほかの書類(非本籍人) ・戸籍等閲覧簿・戸籍届出の確認台帳・不受理申出通知確認台帳・戸籍副本送付目録つづり・25年経過戸籍副本送付目録つづり・除籍副本送付目録つづり・戸籍に関する雑書類つづり・再製原戸籍(戸籍法第11条の規定によるもの) ・再製原戸籍(戸籍法第11条の2第2項の規定によるもの)
		②　住民登録	・住民基本台帳人口異動報告書・東京都の世帯と人口関係	・個人番号制度各種届出書・旧氏記載変更削除再記載請求書	・除住民票・除戸籍附票・改製原住民票・住民基本台帳法に基く異動書類及び各通知書・住民登録届出期間経過通知・交付申請書・個人番号制度に関する調査、報告関係	・調査関係	・一般文書
		③　外国人登録	・閉鎖登録原票・協定永住許可申請受理台帳	・特別永住者証明書申請書関係・中長期在留者住居地届出事務委託費関係	・外国人登録事務協議会関係・協定永住許可関係・特別永住許可事務関係	・外国人登録各種申請書及び訂正申立書・協定永住許可書送付状・その他外国人登録文書・情報連携端末関係	・一般文書
		④　印鑑	・印鑑登録原票		・除捺印鑑原票	・印鑑登録各種申請書
		⑤　住民届出		・転入等各種届出書
		⑥　一般届出証明		・死体(胎)埋火葬許可証	・死産届つづり	・臨時運行許可関係・火葬場使用料減免申請書	・郵送申請書・閲覧、証明申請書・各種証明公用申請書・その他証明申請書
		3　身分	・犯罪人名簿・成年被後見人、被保在人名簿	・支援措置関係	・民刑事事項通知書・公職選挙法第11条通知	・登記所からの通知綴り	・刑の消滅等に関する照会、回答書・除犯罪人名簿・犯歴関係雑件文書・身上調査関係・既決犯罪通知書
		4　削除
		5　削除
		6　削除
		7　削除
		8　削除
		9　出納		・補助金交付金関係	・手数料報告書・証明手数料調定票
	2　保険	1　処務	・土砂災害流出物に関すること
		2　国保	・条例・法令・規則・訓令・通達・国保運営協議会関係・表彰関係・事業関係	・補助金交付金関係・事業状況報告書・被保険者資格関係・契約関係	・保険給付関係・各種通知関係・各種申請関係・特定健診特定保健指導関係・統計資料・資格異動届関係	・調査報告関係・文書収受、発議簿・臨時職員雇用申請書関係	・一般文書
		3　後期高齢者医療制度(長寿医療制度)	・条例・規則・要綱	・補助金交付金関係・事業状況報告書・被保険者資格関係・契約関係	・資格届出関係・給付関係・各種通知関係・各種申請関係・健診関係・保険料関係リスト・保険料徴収関係・保険料賦課関係・保険料還付関係	・調査報告関係	・一般文書
		4　介護保険	・条例・法令・規則・訓令・通達・介護認定審査会会議録・介護保険運営協議会会議録・介護保険事業計画書・事業者指定通知関係	・契約関係・要介護認定関係・介護給付費負担金関係・国都支出金関係・事業実施要綱・被保険者名簿等・補助金交付要綱・保険料関係・介護保険法関係・生活保護法に基づく介護扶助関係・介護認定審査会関係・介護保険運営協議会関係・地域包括支援センター地域密着型運営協議会関係・老人ホーム建設事業貸付金関係	・被保険者関係・介護給付費支給関係・各事業所関係・国都指導関係・各委員会関係・事業状況報告関係・各種報告関係・地域包括支援センター関係	・文書収受、発議簿・各種通知関係・調査報告関係	・一般文書
		5　削除
		6　削除
		7　雇用保険				・雇用保険関係	・一般文書
	3　年金	1　庶務	・条例・法令・規則・訓令・通達・関係団体規約関係・表彰関係	・指導監査関係・契約関係	・法令規則改正通知	・協議会関係・統計資料・事業月報・事業状況報告書	・一般文書・広報関係
		2　削除
		3　拠出年金	・国民年金受給権者一覧表・年度別納付状況一覧表	・事務費交付金関係		・被保険者関係届出書・関係書類送付書・受付処理簿・免除関係・裁定請求書等関係・給付関係受付処理簿・障害基礎年金定時届出書	・適用関係
	4　生活保護	1　庶務			・申請関係	・医療依頼書発行簿・調査報告関係・生活保護経理関係	・一般文書
	5　高齢福祉	1　庶務	・条例・規則・要綱等	・国都補助金交付関係・各種団体補助金・各契約関係・福祉計画・高齢者福祉施設援護措置関係・高齢者虐待関係	・福祉関係新規事業要綱及び手引・老人クラブ関係・シルバー人材センター関係・老人福祉館関係・各決定通知書・各申請書、認定、却下通知書・各種団体報告書類等・各施設報告書類等・コミュニティセンター関係・各事業関係	・文書収受、発議簿・調査報告関係・施設調査関係・シルバーパス関係	・一般文書
	5　高齢福祉	2　成年後見人	・町長申立申請関係				・一般文書

【福祉けんこう】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
8　福祉けんこう	1　福祉医療	1　処務 ①　庶務	・条例・法令・規則・訓令・通達・要綱等	・国都補助金交付金関係・指導監査関係・各種団体補助金・各契約関係・各実施計画等・看護師等修学資金・推薦書・福祉計画	・福祉関係新規事業要綱及び手引・各決定通知書・各申請書・認定、却下通知書・赤十字募集関係・交通災害共済台帳・各種団体報告書類等・各施設報告書類等	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請書関係・調査報告関係・医療通知関係・患者輸送関係・多目的バス関係・施設調査関係・調査報告関係	・一般文書
		2　援護救護 ①　旧軍人	・国庫債券発行簿・戦没者名簿・弔慰金請求関係				・一般文書
		②　災害救助			・災害見舞金支給関係		・一般文書
		③　成年後見人	・町長申立申請関係				・一般文書
		3　障害福祉 (精神) (身体) (知的)	・手帳交付台帳・更生指導台帳・各福祉手当受給台帳	・更生医療給付関係・各負担金補助金関係・障害者自立支援協議会関係・障害者虐待関係	・重度心身障害者日常生活用具事業・在宅設備改善事業・補装具交付修理・施設入所関係・施設措置費関係・各手当申請書、認定書、却下通知・各種現況届、進達書・心身障害者扶養共済制度関係・給付支払関係・認定関係	・判定依頼関係・手帳進達通知書・民営バス運賃割引証発行簿・東京都無料乗車券交付関係	・一般文書
		4　島外医療機関通院等支援事業				・申請関係
		5　難病等医療		・認定台帳関係・補助金交付関係	・認定申請関係	・調査報告関係	・一般文書
		6　医療センター	・運営協議会関係・備品台帳	・事業計画・重要事項関係	・管理関係	・調査報告関係	・一般文書
		7　医療相談				・調査報告関係	・一般文書
		8　休日急病等診療		・補助金関係		・調査報告関係	・一般文書
		9　救急ヘリ		・補助金関係	・支給関係	・調査報告関係	・一般文書
		10　民生委員	・民生委員表彰関係	・民生委員推薦関係・民生委員補助金関係・一斉改選関係	・物故民生委員関係・調査関係	・民生委員大会関係	・一般文書
		11　被災者支援	・要綱等	・契約関係・補助金関係・生活再建支援関係・災害援護資金貸付金関係・災害弔慰金関係・遺児生活支援金関係	・追悼式関係・各申請書関係	・推進に関する文書・調査報告関係	・一般文書
		12　生活保護			・申請書関係	・医療依頼書発行簿・調査報告関係・生活保護経理関係	・一般文書
	2　子育て応援	1　処務	・条例・法令・規則・訓令・通達・要綱等・受給者台帳・次世代育成支援大島町行動計画(前期・後期) ・大島町子ども・子育て支援事業計画	・補助金交付金関係・指導監査関係・契約関係・各計画等・保育所職員人事関係	・福祉関係新規事業要綱及び手引・各決定通知書・各申請書、認定、却下通知書	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請書関係・調査報告関係	・一般文書・ごみ袋関係
		2　削除
		3　母子児童福祉 ①　保育所	・保育所設置(変更)認可書・施設台帳・消防計画書・卒園児台帳・備品台帳	・児童措置費国、都負担金・児童実施費徴収金関係・民間保育所補助金・各補助金及び負担金関係・児童票	・保育所入所申請書・集団検診関係・保育料徴収簿・職員募集関係・保育園事故報告書・小保連携会議	・各調査関係・園日誌・給食日誌・一時保育申請書	・一般文書・保育日誌
		②　諸手当	・児童育成手当(障害手当)、児童扶養手当、特別児童扶養手当、児童手当受給者台帳	・国庫負担金関係・都負担金関係・交付金関係	・各手当申請書、認定書、却下通知書関係・各現況届及び進達書・過誤払金通知関係	・各調査関係	・一般文書
		③　子ども家庭支援センター	・要綱等・条例・規則・議事録・相談経過記録票	・各補助金(包括)関係・契約関係	・一時預かり事業申請、認定、却下通知・育児ヘルパー申請等	・調査報告関係・文書収受、発議簿	・一般文書
		4　ひとり親等医療(親)	・受給者台帳	・補助金関係	・給付支払関係・認定関係・過誤払金通知関係	・調査報告関係	・一般文書
		5　乳幼児医療(乳)	・受給者台帳	・補助金関係	・給付支払関係・認定関係・過誤払金通知関係	・調査報告関係	・一般文書
		6　義務教育就学児医療(子)	・受給者台帳	・補助金関係	・給付支払関係・認定関係・過誤払金通知関係	・調査報告関係	・一般文書
		7　高校生等医療(青)	・受給者台帳	・補助金関係	・給付支払関係・認定関係・過誤払金通知関係	・調査報告関係	・一般文書
		8　給付金	・受給者台帳	・補助金関係・契約関係	・申請書・通知関係・支給関係	・調査報告関係	・一般文書
	3　けんこう	1　処務	・条例・法令・規則・通達・要綱等・大島町健康増進計画	・契約関係	・けんこうセンター運営関係・献血関係	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用関係・調査報告関係	・一般文書・文書郵送簿
		2　母子保健	・事業計画・備品台帳	・補助金関係・母子健康管理票(母子カード)	・母子保健関係実績報告書・国保連合会事務関係・母子保健事務報告・地域保健事業報告	・調査報告関係・乳幼児健康診査関係・保健指導票関係・歯科関係・栄養関係	・一般文書・周知関係・妊婦届出書・出生通知票関係・妊婦健康審査受診票関係・母子学級関係・歯科健康診査記録表・精密健康診査受診票関係・妊婦歯科健康診査票・各検診等通知文書関係・乳児(6.9ケ月)健康診査受診票関係
		3　予防接種	・予防接種健康被害救済関係	・補助金関係・予防接種台帳	・予診票・予防接種実績報告関係・予防接種依頼関係・予防接種台帳対象者リスト・予防接種予診票送付者リスト・送付添付一覧	・予防接種実施記録日誌	・一般文書・予防接種通知・周知関係・申請並びに変更届関係・予防接種実施記録日誌
		4　結核予防			・BCG予診票・結核健康診断予防接種報告関係・BCG予診票送付者リスト・送付添付一覧	・受診票・結核健康診断結果通知	・一般文書・BCG予防接種通知・周知関係・BCG予防接種実施記録日誌
		5　精神保健	・事業計画	・補助金関係・保護義務者同意書(精神保健法第21条及び第33条関係)	・精神保健関係実績報告書・精神保健関係事務報告書・地域精神保健事業報告・認定関係・精神保健福祉相談記録	・調査報告関係・精神障害者健康診査関係・精神障害者経過観察関係	・一般文書・周知関係
		6　健康増進事業	・事業計画	・補助金関係・事業状況報告書	・健康教育関係・健康相談関係・健康手帳関係・住民健診個人記録・住民健診実績報告・機能訓練個人記録・機能訓練実績報告・訪問指導個人記録・訪問指導実績報告	・調査報告関係・栄養関係・歯科関係	・一般文書・周知関係・住民健診一般文書・住民健診周知関係・機能訓練一般文書・機能訓練周知関係・機能訓練事業日誌・訪問指導一般文書・訪問指導周知関係
		7　健康づくり	・事業計画	・補助金関係	・実績報告書関係	・栄養関係・歯科関係・調査報告関係	・一般文書・通知関係・周知関係
		8　新型インフルエンザ関係	・事業計画・発生報告・大島町新型インフルエンザ行動計画	・補助金関係	・実績報告・訓練記録	・通知関係・調査報告関係	・一般文書・周知関係
		9　特定保健指導			・指導記録	・通達・調査報告関係	・一般文書・周知関係
		10　介護予防事業			・指導記録	・通達・調査報告関係	・一般文書・周知関係
		11　保健師活動			・保健師業務年報・会議録・地区活動関係	・通達・調査報告関係	・一般文書
		12　感染症		・感染症患者発生台帳・報告、届出書・補助金関係	・患者受付簿	・調査報告関係	・一般文書
		13　ひきこもり対策事業	・事業計画・備品台帳	・補助金関係	・支援計画・支援記録	・調査報告関係	・一般文書・周知関係
		14　地域自殺対策緊急強化事業	・事業計画	・補助金関係		・調査報告関係	・一般文書・周知関係
		15　妊娠支援特別対策事業費補助金		・補助金関係			・一般文書・周知関係
	4　被災者支援	1　処務	・要綱等	・契約関係・補助金関係・生活再建支援関係・災害援護資金貸付金関係・災害弔慰金関係・遺児生活支援金関係	・追悼式関係・各申請書関係	・推進に関する文書・調査報告関係	・一般文書

【環境】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
9　環境	1　環境	1　処務	・条例・法令・規則・通達		・告示・公示等	・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書
		2　そ族昆虫駆除			・被害、駆除等に関する調査報告書等		・一般文書
		3　畜犬	・犬の登録台帳(死亡移転まで)		・犬、ねこ等の公示事務に係る交付金申請書・登録、予防注射等に係る手数料納付書		・一般文書・捕獲犬の抑留通知書・飼い犬の登録、再交付申請、変更、死亡届・狂犬病予防注射済票交付(再交付)
		4　環境保全		・国・都補助金関係	・公害被害調査・苦情被害調査	・東京都自然環境保全審議会関係・みどりの推進員推薦関係	・一般文書
		5　ごみ・し尿	・ごみ処理基本計画・工事請負契約書(建築工事)	・廃棄物循環型社会基盤施設整備計画・分別収集計画・各契約書関係・国、都補助金	・手数料徴収簿・手数料納付書・ダイオキシン等調査報告	・手数料(免除・減額)申請書・ごみ・し尿に関する調査、報告に関する文書	・一般文書・一般廃棄物処理実施計画・作業日報、月報
		6　生活排水	・生活排水処理基本計画	・生活排水処理実施計画・国、都補助金	・浄化槽設置届受理カード	・浄化槽清掃手数料軽減の決定・浄化槽点検、清掃業者認定	・一般文書
		7　公衆便所		・清掃業務委託契約
	2　衛生	1　感染病		・感染症患者発生台帳・報告、届出書	・患者受付簿		・一般文書
		2　行旅病人同死亡人	・報告書、引取書		・取扱費用弁償請求		・一般文書
		3　火葬・墓地	・墓地台帳・経営変更許可申請・工事請負契約書(建築) ・火葬作業票	・申請書、届出書、使用許可書	・使用料等納付書		・一般文書
		4　霊柩車運行		・委託、購入契約		・運行記録
		5　削除
	3　リサイクル				・家電リサイクル関係・容器包装リサイクル関係・建設リサイクル関係		・一般文書

【観光】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
10　観光	1　振興	1　処務	・観光来島者に対する動態調査統計資料・観光客に関する文書	・契約関係・観光業支援対策に関する文書	・各種団体に関する文書・共催後援協力等に関する文書・補助事業に関する文書	・会計年度任用職員任用申請書関係・各種負担金関係・文書収受、発議簿・照会、調査関係	・一般文書・文書郵送簿・広報関係
		2　宣伝行事 ①　諸誌掲載 ②　広告取材 ③　キャンペーン		・契約書関係	・椿まつりキャンペーンに関する文書・その他のキャンペーンに関する文書	・観光ポスターに関する文書・宣伝広告等に関する文書・観光パンフレットに関する文書	・一般文書・広告取材依頼等
		3　観光事業 ①　観光振興事業		・観光協会に関する重要な文書・大島観光振興実行委員会に関する文書・契約書関係	・椿まつりに係る文書・秋まつりに係る文書・各市町村との交流に関する文書・観光協会、その他団体の助成等に関する文書・花と緑のまちづくり事業関係・伊豆大島観光特派員事業関係・地域の花を咲かせる事業関係・全国椿サミット関係	・観光イベントに関する文書・物産展、イベント関係・物品の借用等に関すること	・一般文書
		4　削除
		5　削除
	2　施設	1　処務	・自然公園法許可申請関係・公有地等占用に関する重要文書・保安林内作業許可申請関係・土地賃貸借契約関係・条例・規則・法令等	・公有地等占用申請関係	・自然公園法許可再申請関係・保安林内継続使用申請関係・情報公開請求関係	・会計年度任用職員任用申請関係
		2　施設	・公園台帳・ぱれ・らめーる貝類標本目録関係・設計図及び竣工図	・観光施設整備事業関係・契約書関係・人件費負担金補助関係・補助金及び交付金関係・保存樹木関係	・都建設局関係・都環境局関係・都産業労働局関係・公園施設関係・遊泳場関係・差木地プール関係・レストセンター関係・観光名所関係・椿公園利用実績・園地施設関係・波浮港踊り子の里関係・ぱれ・らめーる関係・浜の湯関係・御神火温泉関係・火山博物館関係・ぱれ・らめーる利用実績・浜の湯利用実績・御神火温泉利用実績・弘法浜・サンセットプール関係	・作業日誌・施設利用料減免関係・施設等利用申請関係・調査回答・掲示申請関係	・一般文書
		3　削除
		4　削除
	3　海のふるさと村	1　受託業務			・都委託契約書・予算要求、執行計画書・実施契約書・経理実績報告書・委託契約関係	・都関係書類・収納金内訳書及び利用状況調書・利用状況調書
		2　経理				・収納金処理表・収納金払込領収書・金銭出納帳	・一般文書
		3　施設				・利用申込書・プール関係	・一般文書
	4　ジオパーク推進	1　処務	・基本計画・認定関係・条例・規則・要綱等	・契約関係・財務関係・事業関係・補助金関係・自然公園法許可申請関係	・照会、回答等・委員会関係・依頼文書・各種通知関係・イベントに関する文書・宣伝周知に関する文書・研修関係・給与等支払法定調書類	・会計年度任用職員関係	・一般文書

【産業】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
11　産業	1　処務	1　処務	・条例・規則等		・共催、後援、協力等に関する文書	・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書
		2　産業救済資金	・貸付決定台帳・償還台帳	・契約関係	・借用証書・催告書・契約書		・一般文書
		3　削除
		4　削除
		5　農業共済	・都認可、承認関係・議会議事録・条例、規則等	・補助金関係・契約関係	・業務損益関係諸帳簿・損害評価野帳・事故確認書・損害報告書		・一般文書
	2　農務	1　処務	・海外移住者名簿	・契約関係・基本構想等に関する文書	・海外移住に関する文書・地下資源等に関する文書・団体に関する文書	・文書収受、発議簿・視察対応に関する文書	・一般文書・文書郵送簿
		2　農地	・農地台帳・旧特別措置法・国有財産整理簿・委員会提出議案・委員会会議録・農地係争調停に関する文書・各種申請許可整理簿	・農業災害に関する文書・農林業資金に関する文書・会議に関する文書・農地法申請書・現況確認申請書・小作に関する文書・補助事業に関する文書・農業振興地域整備計画に関する文書・農地の転用事実に関する文書	・国有財産に関する文書・輸出用作物に関する文書・毒物及び劇物に関する文書・農業者年金に関する文書・自主研修視察に関する文書	・視察対応に関する文書・会議資料	・一般文書
		3　林業	・林業通達に関する文書・森林簿・保安林に関する文書	・造林等に関する文書・森林計画に関する文書・林道開設等に関する文書・補助事業に関する文書	・首都緑化に関する文書・立木伐採許可等に関する文書・火入れ許可等に関する文書・有害鳥獣駆除に関する文書・林道維持管理に関する文書・病害虫防除に関する文書	・会議資料・照会、回答等の文書	・一般文書
		4　畜産	・畜産に関する通達	・畜産関係に関する文書・育成牛に関する文書・草地改良等に関する文書・家畜等に関する文書・補助事業に関する文書			・一般文書
	3　農業振興	1　処務	・農業用水台帳・事業用地取得に関する文書	・農業構造改善に関する文書・土地改良等に関する文書・農業用水に関する文書・補助事業に関する文書・契約関係	・新規就農研修センターに関する文書	・寄付関係	・一般文書
	4　水産	1　処務	・水産関係通達文書	・近代化資金に関する文書・補助事業に関する文書・漁業支援対策に関する文書・契約関係	・指導奨励に関する文書・水産振興に関する文書・水産物展示販売施設に関する文書	・イベント関係	・一般文書
	5　商工	1　商工	・商工関係通達文書	・補助事業に関する文書・商工業支援対策に関する文書・契約関係	・指導奨励に関する文書・商工振興に関する文書・創業支援、事業承継に関する文書	・イベント関係・はかり定期検査関係	・一般文書
		2　金融			・中小企業保険法に基づく認定申請書・融資関係要綱等・災害復旧資金利子補給金に関すること		・一般文書
		3　消費者			・調査、報告関係書類		・一般文書
		4　優良特産品	・認定者登録簿	・認定要綱・委員委嘱関係	・認定申請書、変更等届出書		・一般文書

【建設】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
12　建設	1　管理	1　処務	・条例・規則・訓令	・契約関係		・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書・文書郵送簿
		2　管理	・道路台帳関係・道路照明台帳関係・道路認定廃止関係・土地賃貸借契約関係・橋梁点検記録関係(用途廃止まで) ・砂防指定地に関する文書・都道区域変更に関する文書・都道移管関係	・道路占用許可関係・自費工事申請関係・特殊車両通行許可申請関係・国、都関係機関協議等		・各種調査回答
		3　住宅	・建築物工事設計図、竣工図、契約書・町営住宅入居等関係・町営住宅家賃変更報告書	・補助金関係	・町営住宅収入認定等・町営住宅自動車保管場所使用承諾証明書	・町営住宅修繕・町営住宅明渡許可・町営住宅使用料関係通知	・一般文書
		4　交通安全	・設計図面	・補助金関係・施行伺、契約書	・交通規制関係通知		・一般文書
		5　税外			・町営住宅収納台帳・道路占用料台帳
		6　都市公園	・メモリアル公園計画・公園台帳・吉谷公園設計図及び竣工図	・契約関係・補助金関係・交付金関係	・都建設局関係・都産業労働局関係・公園施設関係	・文書収受・文書発議・作業日誌・減免・利用申請関係・調査回答	・一般文書
		7　公園用地	・用地買収契約書関係・工事承諾書関係・町有地払下関係・用地境界確認関係・寄附申出関係・損失補償契約関係・所有権移転等登記済証関係・変更等登記済証関係	・契約関係・所得税免除申請関係・用地取得単価設置関係・損失補償承諾書関係・地図訂正、地積更正・用地調査鑑定書	・買収に伴う諸証明関係・買収に伴う抵当権等抹消関係	・文書収受、発議簿	・一般文書・文書郵送簿・戸籍、住民票等請求簿
	2　建設	1　計画	・全体計画(許可申請)		・調査設計委託関係(報告書)	・会計年度任用職員任用申請書関係
		2　施工	・道路、橋梁、河川、排水の各工事並びに測量及び調査設計委託関係に伴う起工書と契約書	・工事関係(写真、承諾書、報告書)	・設計積算基準		・一般文書
		3　補助金		・補助金関係(交付申請、決定、実績、確定)
		4　申請・協議	・環境庁申請(許可書)	・国、都関係機関協議等	・地元説明会関係資料(工事完了後5年間とする)
	3　用地	1　処務	・例規、通達等	・契約関係			・各市町村戸籍請求簿・一般文書
		2　買収	・用地売買契約書関係・工事承諾書関係・町有地(公衆用道路)払下げ関係・道路境界確認関係	・所得税免除申請関係・用地買収単価設置関係	・買収に伴う諸証明関係・買収に伴う抵当権等抹消関係
		3　交換	・土地交換契約書関係
		4　寄付	・寄付申出証書関係
		5　補償	・損失補償契約関係	・損失補償承諾書関係		・立竹木調査表
		6　登記	・所有権移転登記済証関係	・地図訂正、地積更生・地目変更登記済証関係
		7　鑑定		・各路線調査鑑定書
		8　税外			・土地売払い収入台帳・立竹木売払い収入台帳

【水道】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
13　水道	1　業務	1　処務	・条例・規則・訓令・上水道、簡易水道関係例規、通達	・国、都通達、通知等		・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請書関係・労働保険、雇用保険関係・日本水道協会関係・東京都簡易水道協会関係	・文書郵送簿・一般文書
		2　業務	・指定給水装置工事事業者指定関係	・水道料金改定に関する文書	・給水停止関係・各種統計関係・不納欠損関係・過料・罰則関係	・検針関係・過年度損益修正関係・口座振替依頼書	・一般文書・水道使用開始、中止関係・水道使用者名義変更関係
		3　経理	・固定資産台帳		・消費税及び地方消費税確定申告関係・量水器取替え実績・量水器取替え対象者名簿	・収入日報・収入金関係・帳票類関係	・その他収入関係・量水器取替えに関する参考資料
		4　企業債	・企業債台帳・企業債許可書・企業債借用証書	・企業債関係通達・通知書・企業債申請書関係	・その他企業債関係
		5　補助金				・他会計補助金関係	・その他参考資料
		6　契約		・委託契約関係・物品購入契約関係			・一般文書
		7　予算	・予算書		・予算編成資料・予算執行方針	・予算差引簿・予算流用伺・予算流用通知・予算費支出伺・予算費支出通知	・一般文書
		8　決算	・決算書	・決算資料・決算状況調査表等			・一般文書
	2　施設	1　処務	・事業認可関係	・国、都通達関係	・協定書関係		・一般文書
		2　補助金	・国庫補助金関係・都補助金関係	・国、都補助金申請資料	・補助事業検査関係	・国、都補助金要望資料	・補助金に関する一般文書
		3　工務	・導水管竣工図・送水管竣工図・配水管竣工図・他構築物竣工図・建物竣工図・機械装置竣工図・地下埋設物関係	・負担金工事関係・都道占用許可申請	・設計積算基準・都道改修、舗装関係	・町道占用許可関係・町道改修、舗装関係・苦情、要望等	・一般文書・道路調整会議録関係
		4　施設	・設備設置届、許可関係・機器取扱関係・用地取得関係・水道施設用地図・総配水量集計表	・補助工事関係図書・各種占用許可関係・負担金工事関係・水質検査関係・配水量集計報告書・緊急事態対応関係・事故関係・補助対象事業起工書	・改良工事関係図書・電気設備保守業務記録表関係・電気設備点検結果報告書・電力使用量関係・薬品使用料関係・残留塩素及びPH測定表・設計資料関係・単独事業起工書・各月報関係	・苦情、要望書・調査報告関係	・一般文書
		5　給水	・給水工事台帳・給水工事施工関係・給水工事申込書・給水工事配管図	・給水工事施工関係図書・指定給水装置工事事業者指導、監督関係	・調査関係・注意、指導関係	・苦情、要望等	・一般文書
		6　契約	・賃貸借契約関係	・工事請負契約関係・修繕契約関係・委託契約関係・物品購入契約関係			・一般文書

【教育文化】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
14　教育文化	1　庶務	1　処務	・通達等・教育施設台帳・大島町教育基金・国庫負担(補助)事業・統廃合に関する文書・条例・規則・例規・教育財産に関する文書・栄典(叙勲)関係	・契約関係・都負担金・補助金事業	・事業計画書・地方教育費に関する調査	・調査回答文書	・一般文書
	1　庶務	2　教育委員会	・会議録・議案原議	・教育委員会議に関する文書・島しょ町村教育委員会教育長協議会・東京都市町村教育委員会連合会			・一般文書
	2　学校教育	1　処務	・通達等・学校施設管理・つつじ小学校基金・国庫負担(補助)事業・都行造林・教育相談室設置規則に関する文書	・奨学資金貸付等文書・公立学校施設実態調査・理科教室設備調査・視聴覚教材・契約関係・へき地児童生徒援助費等補助金	・事業計画書・義務教育人口調べ・校長会、副校長会に関する文書・未来塾に関する文書・委員会、協議会等に関する文書	・通学バス運行記録簿・負担金及び補助金関係・校舎付帯設備に関する文書・会計年度任用職員任用申請書関係・調査回答文書	・一般文書
		2　学校教育	・学校の設置、廃止等に関する文書・学区編成に関する文書・学級編成に関する文書・学校基本調査	・要保護児童生徒援助費補助金・特別支援教育就学奨励費補助金・理科教育設備・整備等補助金・都補助金交付金負担金・SC関係・町補助金関係	・教育相談に関する文書・適応指導に関する文書・免許更新に関する文書	・事故発生に関する文書・準要保護に関する文書・教育実習に関する文書・特別支援教育就学奨励費に関する文書・ICTに関する文書	・一般文書・各案内書
		3　就入学	・学齢簿	・児童生徒に関する文書・区地外就学に関する文書・就学相談・特別支援教室に関する文書・通級学級に関する文書	・転入学に関する文書		・一般文書
		4　教職員	・任命に関する文書・履歴書・昇格昇給に関する文書・教員人事評価・教員選考及び任用・行政系職員任用	・服務に関する文書・教員公募及び異動に関する文書	・研修に関する文書・勤務評定に関する文書	・出張に関する文書・休暇、欠勤等に関する文書・教職員組合に関する文書	・一般文書
		5　教育課程			・教育課程関係・学校行事関係・教科書関係・教材教具関係・学力調査関係・進学就職関係に関する文書		・一般文書
		6　保健			・学校保健衛生に関する文書・結核検診に関する文書	・児童生徒傷病通知	・一般文書
	3　社会教育	1　処務	・備品台帳・栄典事務・条例・規則	・契約関係・補助金	・後援、協力依頼	・文書収受、発議簿・島嶼会館使用料減額関係・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書・文書郵送簿
		2　文化財	・指定文化財資料・文化、文化財に関する各資料・埋蔵文化財発掘調査報告書・遺跡分布図・郷土資料関係	・文化財保護審議会に関する文書・文化財保護審議会議事録・文化財補助金関係・刊行物に関する文書・文化財保護審議委員に関する文書・私蔵文化財展	・文化財保護に関する文書		・一般文書
		3　文化事業	・文化協会・芸能大会・作品展		・文化祭実行委員に関する文書・文化講演に関する文書・芸術公演に関する文書		・一般文書
		4　生涯教育		・社会教育委員に関する文書・社会教育計画に関する文書	・成人式に関する文書・放課後子供教室に関する文書	・社会教育推進に関する文書	・一般文書
		5　社会教育施設	・資料館展示関係資料・図書原簿・備品台帳・施設建設契約書・施設台帳・公民館運営審議委員に関する文書・生涯学習センター・郷建設に関する文書	・公民館運営審議会に関する文書・生涯学習センター・郷契約文書	・入館者及び利用者数資料・各施設に関する文書	・専門委員に関する文書・各施設点検表・施設利用申請許可減免承認に関する文書・郷土資料館入館料減免承認に関する文書	・一般文書
		6　婦人教育	・記念誌に関する文書		・指導者研修に関する文書	・社会参画に関する文書・婦人会に関する文書	・一般文書
		7　青年教育	・島しょ青年大会に関する文書		・指導者研修に関する文書	・交流事業・青年団に関する文書	・一般文書
		8　青少年教育		・青少年委員会議事録・補助金関係・雪国体験学習に関する文書・青少年・青少年地域対策委員に関する文書	・青少年健全育成に関する文書・青少年地区対策に関する文書・青少年交流事業に関する文書	・子ども体験塾に関する文書・雪国体験学習に関する文書・青少年地区対策に関する文書	・一般文書
		9　視聴覚教室	・映写機操作講習会修了者名簿・映像資料台帳				・一般文書
		10　図書館	・備品台帳・図書館基金	・図書館建設に関する文書・図書館協議会議事録に関する文書	・移動図書館に関する文書・図書館協議会委員に関する文書	・会計年度任用職員任用申請書関係	・一般文書
		11　社会体育	・体育祭各大会記録・大島体育協会に関する文書・施設建設契約書	・スポーツ推進委員会議事録・体育施設に関する文書・体育祭に関する文書・大島体育協会の事業に関する文書	・スポーツ推進委員に関する文書・各大会に関する文書・講習会に関する文書・各スポーツ団体に関する文書	・施設利用許可申請に関する文書・施設利用減免申請に関する文書	・一般文書
		12　島外生徒受入事業	・施設建設契約書・国庫負担金、補助金関係	・島外生徒受入事業補助金に関する文書・契約関係・都負担金、補助金関係	・島外生徒受入事業に関する文書		・一般文書

【給食センター】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
15　給食センター	1　庶務	1　処務	・条例・規則・要綱等	・調理業務委託関係・契約関係・給食費台帳関係	・給食運営委員会に関する文書・業者選定委員会に関する文書・給食主任会に関する文書・還付に関する文書・督促状に関する文書・口座振替に関する文書・学校給食実態調査	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請関係・準要保護申請関係・特別支援教育就学奨励費申請関係・調査回答文書	・一般文書・文書郵送簿
		2　施設	・備品台帳	・補助金関係			・一般文書
		3　学校給食			・給食に関する文書・給食(届出等)に関する文書・食物アレルギーに関する文書・不納欠損関係	・食材料指定納入業者に関する文書・大島巡回指導関係	・一般文書

【消防本部】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
16　消防本部	1　庶務	1　処務	・消防例規集・応援協定関係・条例、規則、規程、訓令等・日誌・情報公開請求・職員表彰関係	・消防防災現状調査	・離島振興計画	・東京都、消防庁関係・文書収受、発議簿・調査、回答・消防長会関係・消防協会関係・東京都消防長会関係	・一般文書・文書郵送簿
		2　人事	・初任教育関係・その他研修関係	・職員人事異動発令関係	・職員の勤務条件調査・安全衛生管理体制の整備状況・消防職員委員会・職員給与品簿	・職員執務服等配備関係書類
		3　財産	・消防施設、設備関係台帳・有地借用(承諾書)台帳・大島空港土地、建物等使用許可関係・防火水槽関係	・消防施設、設備補助金関係	・消防施設整備計画実態調査	・緊急車両登録関係
		4　契約	・建築工事契約書・補助金事業契約書	・契約関係
	2　予防	1　消防同意			・消防同意(建築確認)
		2　危険物			・危険物に関する届出
		3　消防設備	・各防火対象物に関する届出等		・消防設備に関する届出
		4　火災予防条例	・条例制定・規則・規程		・火災予防条例に関する届出
		5　土地開発			・土地開発に関する届出
		6　予防			・予防に関する文書・予防研修関係		・一般文書
	3　警防	1　警防	・消火器整備記録・消防水利記録・資機材関係・協定書関係	・議会資料・職員研修関係・情報請求関係	・警防訓練関係・関係機関訓練関係	・調査、回答	・依頼書・一般文書
		2　災害	・火災報告書・災害活動記録・行方不明者捜索記録・デジタル無線関係			・罹災証明書・罹災申告書・緊急車両登録関係
		3　空港消防		・契約関係・業務報告関係・空港保安防災教育訓練関係	・空港消防教育訓練関係・空港会議関係	・業務日誌	・一般文書
	4　消防団	1　表彰	・叙位叙勲褒章関係・内閣総理大臣表彰関係・長官表彰関係(定例・随時) ・知事表彰関係・総監表彰関係・訓練所長表彰関係・日本消防協会表彰関係・東京都消防協会表彰関係・大島町表彰関係・感謝状関係
		2　団組織	・入退団階級変更関係・団員名簿・団員個別カード・条例改正関係			・団編成表
		3　団活動		・運営費補助金要綱・大島町操法大会関係・東京都操法大会関係	・出初式関係・大島町消防団研修視察関係・合同訓練関係・補助金関係	・分団長会議関係・夜警関係・火災予防パレード関係・調査回答	・各分団訓練関係・団員研修関係・活動報告
		4　消防協会			・南多摩地区消防団連絡協議会関係・島嶼地区消防団連絡協議会関係	・消防協会に関する文書・通知関係
		5　災害福利厚生	・退職金関係・消防団員福祉共済金支払請求関係・消防団員公務災害補償関係		・市町村総合事務組合関係	・福祉事業関係・福祉共済制度の申請更新
	5　救急	1　救急活動関係	・救急活動記録票・救急患者搬送関係・月別救急出場控簿・活動基準関係		・救急救助業務実施状況書・各統計関係	・各種証明書関係
		2　救急指導関係			・普通救命講習関係		・救急法関係
		3　隊員教育関係	・協定書関係・資格免状関係		・各救急研修関係
		4　MC関係	・救急隊指導医関係		・事後検証票・指導救命士関係・MC本会議関係・MC各委員会関係
		5　その他救急関係	・備品台帳		・救急に関する文書・感染病関係・予防接種関係・救急資機材メンテナンス関係・その他救急資機材関係・法改正関係	・調査、回答・議会報告関係	・119番照会関係・イベント関係・各種資料

【防災対策】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
17　防災対策	1　防災	1　処務	・行政財産使用許可・無線局設置協定書・災害応援等協定書・土地賃借締結書・特に重要な防災関連契約書	・被害調査関連・防災訓練関連資料・国都補助金に関する文書・防災関連契約書	・現況調査報告書	・調査、照会	・一般文書
		2　防災会議	・地域防災計画及び関係する文書・各計画及び関係する文書	・防災会議に関する文書	・防災会議委員に関する文書	・調査、照会	・一般文書
		3　国民保護	・国民保護計画書及び関係する文書	・協議会議に関する文書	・協議会委員に関する文書	・調査、照会・各種届出等	・一般文書
		4　自主防災組織	・自主防災組織名簿	・自主防災組織関連文書・自主防災組織地域防災連絡会に関する文書		・調査、照会	・自主防災組織員異動リスト・一般文書
		5　防災行政無線等防災施設	・無線局免許関係・工事に関する文書	・行政無線申請及び変更申請書等・防災施設整備計画	・保守報告	・無線従事者届等・調査、照会	・一般文書
		6　ハザードマップ及び防災の手引き等	・ハザードマップ及び関係する文書・防災の手引き及び関係する文書			・調査、照会	・一般文書
		7　災害	・被害状況調査報告・被害報告・災害対策本部に関すること	・被害調査関連文書	・放射能に関すること	・調査、照会	・気象情報・定期火山情報・定期週間地震概況・一般文書
		8　防災訓練	・防災訓練計画書及び関係する文書			・調査、照会	・一般文書

【公共浄化槽】


款	項	目	節
款	項	目	永年	10年	5年	3年	1年
18　公共浄化槽	1　浄化槽推進	1　処務	・条例・規則・訓令	・国、都通達、通知等	・告示・公示等	・文書収受、発議簿・会計年度任用職員任用申請書関係・労働保険、雇用保険関係・全国浄化槽推進市町村協議会関係・東京都浄化槽推進市町村協議会関係	・文書郵送簿・一般文書
		2　業務		・公共浄化槽設置申請書・公共浄化槽使用料改定に関する文書	・各種統計関係・不納欠損関係・過料・罰則関係	・過年度損益修正関係・口座振替依頼書	・一般文書・変更・廃止・休止届
		3　経理	・固定資産台帳		・消費税及び地方消費税確定申告関係	・収入日報・収入金関係・帳票類関係	・その他収入関係
		4　企業債	・企業債台帳・企業債許可書・企業債借用証書	・企業債関係通達・通知書・企業債申請書関係	・その他企業債関係
		5　補助金		・国、都補助金関係	・補助事業検査関係	・他会計補助金関係	・一般文書
		6　契約	・賃貸借契約関係	・工事請負契約関係・修繕契約関係・委託契約関係・物品購入契約関係			・一般文書
		7　予算	・予算書		・予算編成資料・予算執行方針	・予算差引簿・予算流用伺・予算流用通知・予算費支出伺・予算費支出通知	・一般文書
		8　決算	・決算書	・決算資料・決算状況調査表等			・一般文書

◆	平成13年3月27日	訓令第1号
◇	平成14年4月1日	訓令第8号
◇	平成14年4月1日	訓令第9号
◇	平成14年5月31日	訓令第13号
◇	平成14年7月1日	訓令第17号
◇	平成14年7月31日	訓令第18号
◇	平成14年7月31日	訓令第19号
◇	平成14年8月1日	訓令第15号
◇	平成14年8月29日	訓令第20号
◇	平成14年12月27日	訓令第23号
◇	平成15年7月1日	訓令第11号
◇	平成16年2月1日	訓令第1号
◇	平成17年4月1日	訓令第6号
◇	平成19年3月30日	訓令第9号
◇	平成25年3月29日	訓令第15号
◇	平成26年3月28日	訓令第6号
◇	平成26年10月30日	訓令第12号
◇	平成30年2月14日	訓令第2号
◇	平成30年4月1日	訓令第14号
◇	平成31年4月1日	訓令第12号
◇	令和2年4月1日	訓令第10号
◇	令和3年2月19日	訓令第1号
◇	令和4年2月28日	訓令第5号
◇	令和4年11月21日	訓令第11号
◇	令和5年3月31日	訓令第5号
◇	令和6年4月1日	訓令第4号
◇	令和7年2月25日	訓令第6号